14 wskazówek dotyczących organizowania skrzynki odbiorczej Gmaila

Zarządzanie pocztą e-mail wydaje się jednym z tych zadań, które zawsze planujesz wykonać, gdy znajdziesz czas, ale tak naprawdę nigdy nie zostaje ono wykonane. Coraz więcej e-maili zalewa Twoją skrzynkę odbiorczą, co utrudnia i pochłania czas, aby znaleźć to, czego szukasz. Tak naprawdę możesz spędzać więcej czasu na wyszukiwaniu odpowiednich e-maili, niż na ich czytaniu.

Dzieje się tak nawet wtedy, gdy korzystasz z Gmaila, który ma kilka przydatnych funkcji, takich jak etykiety i filtry, ułatwiających zarządzanie pocztą e-mail. Jesteśmy jednak tutaj, aby powiedzieć Ci, że porządkowanie skrzynki odbiorczej Gmaila jest znacznie łatwiejsze niż myślisz i oferuje szereg korzyści, takich jak lepsze zarządzanie czasem, większa produktywność i lepsza komunikacja.

Korzyści te mogą z kolei pomóc złagodzić stres spowodowany przeciążoną skrzynką odbiorczą. Postępuj zgodnie ze wskazówkami, które udostępniliśmy w tym poście, a wkrótce będziesz mieć czystszą, łatwiejszą w obsłudze skrzynkę odbiorczą Gmaila i pełen spokój ducha.

Upewnij się, że odpowiednie e-maile pojawiają się na górze

Poruszanie się po skrzynce odbiorczej pełnej e-maili może być trudne, a znalezienie potrzebnych informacji może być sporym wyzwaniem. Aby tego uniknąć, upewnij się, że odpowiednie e-maile pojawiają się na górze. Możesz to zrobić, korzystając z funkcji wbudowanych w Gmaila.

Domyślnie Gmail oferuje pięć opcji porządkowania e-maili – Najpierw ważne, Najpierw nieprzeczytane, Najpierw oznaczone gwiazdką, Priorytety i Wiele skrzynek odbiorczych. Aby zmienić, które e-maile będą wyświetlane jako pierwsze, wykonaj poniższe kroki.

Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu skrzynki odbiorczej Gmaila, a następnie przycisk „Zobacz wszystkie ustawienia”.

Gdy otworzy się główna strona Ustawienia, przejdź do karty „Skrzynka odbiorcza”. Następnie wybierz preferowaną skrzynkę odbiorczą w opcji „Typ skrzynki odbiorczej”.

Wybierz opcję „Najpierw ważne”, aby Gmail mógł wyświetlać wiadomości e-mail, które uzna za najważniejsze. Możesz też najpierw wyświetlić wiadomości nieprzeczytane lub oznaczone gwiazdką. Możesz także ustawić opcję Skrzynka odbiorcza Priorytety, która pozwala Gmailowi dowiedzieć się, z którymi e-mailami wchodzisz w interakcję najczęściej, aby móc wyświetlać je na górze.

Dostosuj widok swojej skrzynki odbiorczej

Dzięki Gmailowi możesz dostosować swoją skrzynkę odbiorczą na wiele sposobów. Możesz na przykład wybrać sposób wyświetlania wiadomości e-mail.

Kliknij ikonę koła zębatego, aby otworzyć panel Ustawienia.
Wybierz pomiędzy widokami domyślnymi, wygodnymi i kompaktowymi. Opcja Domyślna wyświetla nazwę nadawcy i typ załącznika pod tematem. W tym widoku możesz otwierać załączniki bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej.

Opcja Wygodna informuje o obecności załączników za pomocą ikony spinacza, ale nie umożliwia bezpośredniego otwierania załączników. Wreszcie opcja Kompaktowa umożliwia wyświetlanie większej liczby wiadomości e-mail na ekranie.

Użyj przycisku Spam

Za pomocą sztucznej inteligencji Gmail automatycznie określa, które e-maile są niechciane i spamem, zapobiegając przedostawaniu się ich do Twojej skrzynki odbiorczej. To powiedziawszy, czasami spam może przedostać się do Twojej skrzynki odbiorczej, powodując bałagan i odwracając Twoją uwagę od zlokalizowania potrzebnych informacji.

Może się to zdarzyć, gdy Gmail nie rozpozna tych e-maili jako spam. Rozwiązaniem w tym przypadku jest oznaczenie tych e-maili jako spam za pomocą dostępnego przycisku.

Kliknij pole wyboru obok wiadomości e-mail, którą chcesz oznaczyć jako spam, aby wybrać wiadomość.

Spowoduje to wyświetlenie kilku przycisków u góry. Kliknij przycisk wyświetlany jako wykrzyknik w okręgu, aby oznaczyć wiadomość e-mail jako spam.

Teraz Gmail będzie automatycznie wysyłać wszystkie podobne e-maile od nadawcy do folderu ze spamem, dzięki czemu Twoja skrzynka odbiorcza będzie czysta. Alternatywnie, jeśli uważasz wiadomość e-mail za przydatną, ale została oznaczona przez Gmaila jako spam, możesz również poinformować ją, że nie jest spamem.

Skorzystaj z filtrów

Posiadanie dużej liczby e-maili oznacza, że nie będzie możliwe ich ręczne sortowanie i decydowanie, które z nich są przydatne. Na szczęście dzięki filtrom nie jest to konieczne. Możesz po prostu poinformować Gmaila, które e-maile chcesz przypisać do określonej kategorii, tworząc dla nich filtry.

Aby utworzyć filtr, przejdź do ustawień Gmaila i kliknij zakładkę „Filtry i zablokowane adresy”.

Następnie kliknij „Utwórz nowy filtr”.

Gmail pozwoli Ci wybrać, co będzie robić ten filtr. Możesz wybrać e-maile od konkretnych osób lub zawierające określone słowa, rozmiar e-maila, a nawet to, czy zawierają załączniki. Może bezpośrednio wysyłać e-maile do archiwów bez wchodzenia do skrzynki odbiorczej lub automatycznie oznaczać e-maile jako przeczytane.

Możesz utworzyć różne filtry dla swoich e-maili, aby mieć pewność, że w Twojej skrzynce odbiorczej znajdą się tylko odpowiednie e-maile, co ułatwi przeglądanie ich, kiedy ich potrzebujesz, bez marnowania czasu.

Pozbądź się nieużywanych zakładek

Domyślnie Gmail oferuje pięć kart, na podstawie których kategoryzuje Twoje e-maile. Należą do nich karty główne, społecznościowe, fora, aktualizacje i promocje. Gmail automatycznie umieszcza różne e-maile w odpowiednich zakładkach, pomagając zmniejszyć bałagan powodowany przez biuletyny, e-maile promocyjne i inne.

Jednak nie każdy potrzebuje wszystkich pięciu zakładek, w takim przypadku dodatkowe zakładki mogą tylko powodować bałagan. W takich sytuacjach możesz wyłączyć nieużywane karty wchodząc w ustawienia Gmaila.

Na stronie Ustawienia kliknij kartę „Etykiety” i przewiń w dół do sekcji „Kategorie”.
Tutaj możesz wybrać pokazywanie lub ukrywanie zakładek kategorii zgodnie ze swoimi wymaganiami, klikając odpowiednie przyciski.

Posiadanie mniejszej liczby zakładek ułatwi także częstsze sprawdzanie e-maili, dzięki czemu będziesz mógł usuwać te, których nie potrzebujesz.

Archiwizuj e-maile

Masz dwie możliwości usunięcia wiadomości e-mail, z którymi nie masz już kontaktu. Pierwsza polega na ich usunięciu, co powoduje przeniesienie ich do folderu „Kosz”, skąd po 30 dniach są trwale usuwane. Drugą opcją jest ich archiwizacja, co powoduje przeniesienie ich do folderu „Archiwum”.

Archiwizowanie wiadomości e-mail oznacza, że są one usuwane ze skrzynki odbiorczej, ale nie są usuwane. Nadal możesz je wyszukiwać, jeśli ich potrzebujesz. Znajdziesz je na karcie „Wszystkie”. Archiwizacja pomaga przechowywać e-maile, z których możesz obecnie nie korzystać, nie pozwalając im na tworzenie bałaganu w skrzynce odbiorczej.

Aby zarchiwizować wiadomość e-mail, po prostu najedź na nią kursorem, a po jej prawej stronie zobaczysz przycisk archiwizacji. Kliknij go, aby go zarchiwizować.

Możesz też kliknąć trzy kropki w prawym górnym rogu, aby wyświetlić różne opcje umożliwiające uporządkowanie wiadomości e-mail.

Kliknij opcję „Archiwizuj wszystkie widoczne elementy”, aby zarchiwizować wszystkie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej Gmaila.

Możesz nawet wybierać e-maile od określonych nadawców i archiwizować je zbiorczo, szybko zwalniając miejsce w skrzynce odbiorczej.

Włącz powiadomienia na pulpicie

Chcesz śledzić napływające e-maile, aby móc natychmiast podjąć wymagane działania? Jeśli tak, rozważ włączenie powiadomień Gmaila na pulpicie. Ta funkcja informuje Cię o każdym nadejściu wiadomości e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej, umożliwiając zarządzanie wiadomościami w czasie rzeczywistym.

Aby włączyć powiadomienia na pulpicie, otwórz stronę ustawień Gmaila i przewiń w dół do opcji „Powiadomienia na pulpicie” na karcie „Ogólne”.

Tutaj możesz włączyć powiadomienia dla wszystkich e-maili lub tylko dla ważnych. Tutaj możesz nawet dostosować dźwięki powiadomień e-mail. Po zakończeniu przewiń w dół i zapisz zmiany.

Aby w pełni wykorzystać powiadomienia Gmaila na pulpicie, musisz włączyć także powiadomienia w przeglądarce, jeśli są wyłączone. Po włączeniu tej funkcji możesz czytać, usuwać, archiwizować i odpowiadać na e-maile, gdy tylko dotrą do Twojej skrzynki odbiorczej.

Wycisz rozmowy e-mailowe

Często możesz znaleźć się w rozmowach e-mailowych, które niekoniecznie dotyczą Ciebie lub takich, które w danym momencie nie są dla Ciebie zbyt ważne. Chociaż zawsze możesz wyjść, inną opcją jest wyciszenie wątku rozmowy, aby zapobiec ciągłemu pojawianiu się aktualizacji i rozpraszaniu Cię.

Wyciszenie rozmów zapobiegnie pojawianiu się nowych wiadomości, ale nadal będą do Ciebie docierać. Można je znaleźć w archiwach. Oznacza to, że jeśli chcesz, zawsze możesz je sprawdzić później lub w razie potrzeby wyszukać konkretny adres e-mail.

Aby wyciszyć wątek rozmowy, kliknij pole wyboru po lewej stronie wątku wiadomości e-mail, który chcesz wyciszyć, aby go zaznaczyć, a następnie kliknij trzy kropki u góry.

Pojawiające się menu rozwijane będzie zawierało opcję wyciszenia; kliknij na niego, aby wyciszyć rozmowę.

Wszelkie nowe wiadomości w rozmowie nie pojawią się w Twojej skrzynce odbiorczej, a zamiast tego zostaną wysłane bezpośrednio do archiwów. Możesz łatwo zlokalizować wyciszone wiadomości, wpisując je is:mutedw pasku wyszukiwania.

Oznacz gwiazdką Ważne e-maile

Gmail całkiem nieźle radzi sobie z określeniem, które e-maile mogą być dla Ciebie ważne, i dodaniem obok nich żółtego „Znacznika ważności”. Jednak nadal zdarzają się sytuacje, w których może nie być w stanie zrobić tego poprawnie. Na szczęście nadal możesz poinformować go, które e-maile są ważne, oznaczając je gwiazdką.

Gmail dodaje znaczniki ważności do całych wątków e-maili, ale możesz dodawać gwiazdki do poszczególnych e-maili w wątku. Dzięki temu będziesz mógł szybciej i przy minimalnym wysiłku wyszukiwać określone e-maile.

Aby dodać gwiazdkę, po prostu kliknij ikonę gwiazdki obok wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej Gmaila.

Po zakończeniu wątku e-mailowego możesz usunąć gwiazdkę, ponownie klikając ikonę gwiazdki.

W miarę dodawania i usuwania gwiazdek Gmail będzie coraz lepiej wykrywał, które wiadomości są dla Ciebie ważne. Dostęp do wszystkich e-maili oznaczonych gwiazdką możesz uzyskać, korzystając z opcji „Oznaczone gwiazdką” w lewym panelu skrzynki odbiorczej.

Użyj etykiet, aby uporządkować swoje wiadomości e-mail

Gmail używa etykiet do dzielenia e-maili na różne kategorie, takie jak Skrzynka odbiorcza, Kosz i Wersje robocze. Umożliwia także tworzenie własnych etykiet, a nawet dodanie więcej niż jednej etykiety do wiadomości e-mail. Etykiety działają jak znaczniki, ułatwiając znalezienie właściwej wiadomości, a nawet można zagnieżdżać etykiety, takie jak podfoldery.

Etykieta może mieć długość 225 znaków i może być oznaczona kolorami dla lepszej widoczności. Możesz także skonfigurować Gmaila tak, aby automatycznie dodawał etykiety do e-maili po ich otrzymaniu.

Aby utworzyć etykietę, przewiń w dół po lewej stronie skrzynki odbiorczej Gmaila, aż dojdziesz do sekcji „Etykiety”. Kliknij ikonę „+”, aby utworzyć nową etykietę.

W wyświetlonym oknie możesz wybrać nazwę etykiety i określić, czy chcesz ją zagnieździć pod istniejącymi etykietami. Kliknij przycisk „Utwórz”, aby utworzyć etykietę.

Korzystanie z etykiet może ułatwić porządkowanie skrzynki odbiorczej Gmaila, ale należy ich używać strategicznie. Chociaż możesz utworzyć wiele etykiet, zbyt wiele etykiet spowoduje ten sam problem, dlatego kluczowa jest odpowiednia równowaga. Możesz też polegać na aplikacjach innych firm, które pomogą Ci dodawać etykiety jako karty w celu zapewnienia łatwego dostępu.

Wypróbuj wiele skrzynek odbiorczych

Gmail ma funkcję o nazwie Wiele skrzynek odbiorczych, która umożliwia zarządzanie wieloma kontami Gmail za pośrednictwem ujednoliconej skrzynki odbiorczej. Ponieważ nie ma ograniczeń co do liczby kont Gmail, które możesz utworzyć, możesz mieć oddzielne konta domowe i służbowe i zarządzać nimi za pomocą wielu skrzynek odbiorczych.

Aby włączyć wiele skrzynek odbiorczych, otwórz Gmaila i kliknij ikonę koła zębatego, aby uzyskać dostęp do ustawień.
Przewiń w dół do sekcji „Typ skrzynki odbiorczej” i kliknij opcję „Wiele skrzynek odbiorczych”. Włączenie tej opcji umożliwi utworzenie wielu okienek dla różnych kategorii wiadomości e-mail, takich jak temat, typ, nadawca itp.

Możesz także wybrać konkretne e-maile, które mają pojawiać się w innej skrzynce pocztowej i skonfigurować każdą sekcję w oparciu o swoje priorytety. Funkcja wielu skrzynek odbiorczych zapewnia przejrzysty widok różnych kategorii e-maili, zapewniając szybszą obsługę.

Włącz podpowiedzi w Gmailu

Jeśli otrzymujesz dużo wiadomości e-mail zawierających spam, istnieje prawdopodobieństwo, że próbując uniknąć spamu, przeoczyłeś kilka ważnych. Funkcja Podsuwanie w Gmailu może Ci pomóc w takich przypadkach, przypominając o ważnych wiadomościach e-mail, które wymagają Twojej uwagi. Działa w oparciu o algorytm, który przenosi wiadomości e-mail wymagające odpowiedzi od Ciebie lub drugiej strony na górę Twojej skrzynki odbiorczej.

Ta funkcja może być bardzo przydatna, jeśli potrzebujesz przypomnienia o wysyłaniu odpowiedzi lub kolejnych wiadomości e-mail.

Aby włączyć podpowiedzi, przejdź do ustawień Gmaila i przewiń w dół na karcie „Ogólne”, aż dojdziesz do sekcji „Podsunięcia”.
Kliknij pole wyboru, aby włączyć podpowiedzi zarówno dla wiadomości e-mail wymagających odpowiedzi, jak i sugestii dotyczących dalszych działań.

Po włączeniu podpowiedzi Gmail automatycznie będzie wyświetlać e-maile wymagające odpowiedzi na górze skrzynki odbiorczej. Zasugeruje e-maile, na które mogłeś zapomnieć odpowiedzieć, a także te, które wymagają wysłania e-maila uzupełniającego. W ten sposób możesz szybko zająć się wiadomościami e-mail, jeśli zajdzie taka potrzeba, zamiast pozwalać, aby piętrzyły się w skrzynce odbiorczej.

Używaj hashtagów w Gmailu

Jak wyjaśniliśmy powyżej, możesz tworzyć etykiety, aby łatwo organizować wiadomości e-mail i zarządzać nimi. Jeśli jednak chcesz pójść o krok dalej, możesz także używać hashtagów podczas tworzenia wiadomości e-mail, a następnie używać ich do łatwego wyszukiwania konkretnych wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej.

Na przykład, możesz wysyłać e-maile do klienta w sprawie projektu i możesz użyć hashtagów #follow-up, #project-details, #name-of-the-project itp. na końcu wiadomości.

Teraz wyszukiwanie e-maili ograniczonych do tego tematu wymaga jedynie wyszukania tych hashtagów w polu wyszukiwania.

Po wpisaniu hashtagów w polu wyszukiwania wszystkie wiadomości e-mail zawierające te hashtagi pojawią się w wynikach wyszukiwania. Nie musisz już ręcznie sortować ton e-maili, aby dotrzeć do tego, którego potrzebujesz.

Utwórz wiele aliasów Gmaila

Możesz utworzyć wiele wersji swojego adresu e-mail w Gmailu za pomocą znaku „+” oraz różnych kombinacji liczb i słów. Umożliwi to filtrowanie wiadomości e-mail od różnych nadawców, dzięki czemu Twoja skrzynka odbiorcza będzie czysta i uporządkowana. Pamiętaj tylko, aby podczas rejestracji utworzyć unikalne aliasy.

Dodanie „+any.alias” do Twojego adresu e-mail umożliwi e-mailom dotarcie do Twojej skrzynki odbiorczej. Na przykład, jeśli Twój adres e-mail to johndoe@gmail.com, możesz utworzyć różne jego wersje, takie jak johndoe+friends@gmail.com lub johndoe+praca@gmail.com.

Możesz także po prostu filtrować wiadomości e-mail i sortować ważne wiadomości od wiadomości-śmieci. Możesz udostępnić konkretny adres e-mail zawierający znak „+” osobom, takim jak bliskie kontakty, aby mieć pewność, że te wiadomości dotrą do Twojej priorytetowej skrzynki odbiorczej.

Dobrym pomysłem jest utworzenie aliasów e-mailowych oczywistych, dzięki czemu będziesz pamiętać, w jakim celu je utworzyłeś. Ta wskazówka jest również przydatna do zarządzania subskrypcjami powiązanymi z Twoim kontem, ponieważ dla każdego aliasu możesz utworzyć odrębną grupę.

Wskazówki, które tu udostępniliśmy, pomogą Ci szybko i łatwo uporządkować skrzynkę odbiorczą Gmaila, dzięki czemu zarządzanie pocztą e-mail będzie dziecinnie proste. Prawie każdy z nich jest łatwy do wypróbowania i wdrożenia i zajmuje tylko kilka sekund. Możesz nawet wypróbować kilka z nich, korzystając z Gmaila na urządzeniach mobilnych.

Jeśli szukasz więcej opcji, które ułatwią porządkowanie skrzynki odbiorczej Gmaila, warto sprawdzić kilka rozszerzeń i dodatków do przeglądarki, np. ten poniżej.